今回は、実際に私が色々な書類をクラウド化してみた話をしたいと思います。
結果として煩雑な手間が激減し、管理も楽になったので、企業様や個人事業主の方にぜひおすすめしたい内容になります。ご興味のある方は是非、読んでみてください。
[ もくじ ]
そもそもクラウド化とは？
「クラウド化」というと自分の手元ではなく、どこかのサーバーへデータを保管してもらい、どのデバイスからでもクラウドサーバーへ接続すれば同じデータを扱えるというイメージがあります。
実は「クラウド化」と言っても、上記のデータ保管以外にも種類があり、一番身近なもので言えば「ソフトウェアのクラウド化」かと思います。
Gmail、YahooメールといったWebメールサービスはどのデバイスからでもログインすればメールを確認したり送信したりできますよね。
他にはMicrosoft Office365、Dropbox、Googleドキュメントなどがあります。
クラウド化する前の心境：本当に大丈夫？
正直、私はあまりクラウド化に対していい印象を持っていませんでした。
情報漏洩や、万が一データが消えてしまった場合などを考えると、ちゃんと手元に管理しておいた方がいいのでは？という考えがあるからです。
実際に、情報漏洩やデータの消失、不正アクセスなどのリスクはありますが、現在はセキュリティも高くなっており、そのリスクはかなり低いとは思います。
とはいえリスクはゼロではないので私の場合は、お客様の個人情報や重要な情報などは基本的にはクラウド化していません。
ただ時代の変化とともにクラウド化を避けては通れなくなっているのも事実で、出来る範囲でクラウドを活用すれば今よりもっと管理が楽になるのではないかとも思い、ずっと検討していました。
クラウド化に踏み切った背景
まずは契約書をクラウド化
実は、以前はお客様と締結する契約書を二部作成し押印後、持参しご確認いただいた上で押印いただき一部をお戻していただいておりました。
しかしながらここ数年で県外のお客様も増え、郵送する事も増え、お客様が返送するという手間が発生していました。契約締結後でないと作業にかかれない事もあり、お急ぎのお客様の場合この時点でかなり時間がかかってしまい、ご迷惑をおかけする事もあったかと思います。
そこで、まずは電子契約に踏み切りました。
初めは不安もありましたが、これまでに電子契約を導入されている企業様とのお取引もあったので、初めての事ではありませんでした。
続いて見積書、請求書、納品書もクラウド化
これまで、見積書、請求書、納品書などの書類はエクセルで作成・管理していました。
しかし、1カ月あたりの発行数が増えてくると請求書発行の手間や管理も大変になっていたので、良いタイミングでクラウド化できればいいなと思っていました。
そこにきて、今年2023年10月から始まる「インボイス制度」、これが後押しとなりました。
インボイス制度施行後は、請求書のフォーマットをインボイス対応のものへ変更する必要があります。
インボイスは7年間保存する必要があり、データとして保存する場合は電子帳簿保存法に対応する必要があるため、これを機にクラウド化しよう！と決めました。
10月から施行されるので、それまでに準備して少しずつ慣れておく必要もあると考えたためです。
クラウド化してみての感想
今のところの率直な感想ですが…
書類関係に費やしていた時間も短縮され、とっても管理が楽になりました！！
実際に導入してみると、契約書に関してはとてもスムーズに発行～締結までが行えるようになり、お客様の押印や返送といったご負担もかなり減らせたため、大成功だと思います。
お客様へは、電子契約の手順（というほど複雑な作業はありませんが）をお伝えし、確認＆入力いただくだけであっという間に締結が完了します。
締結後の契約書はPDFでダウンロードもできるので、ダウンロードして保管いただくだけでOKです。
また各種書類発行に関しては、書類の発行・管理だけでなく、お取引先の管理もでき、毎月の請求書や入金などもわかりやすく、今利用している会計ソフトとの連携まで出来ました。
今後活用していくと、もっとメリットが明確になる気がしています。
まだワードやエクセルで管理されている方、メールにファイル添付・郵送などで対応されている事業者様は一度見直してみるのも良いかもしれません。